הגעת ליעד

איך יכולה להראות הערכת עובדים וקביעת יעדים בחברה מנקודת המבט של ניהול מבוסס אמון?

2021 נכנסה בשבוע שעבר ואיתה מגיע הזמן של שיחות הערכה והצבת יעדים לשנה הבאה. הזמן הזה יכול להיות רגע חשוב של התבוננות ותשומת לב ביחס לתפקיד שלי בחברה והיכולת שלי למלא אותו בהצלחה וגם זמן של משוב משמעותי.

אז איך ניגשים לזה מנקודת מבט של ניהול מבוסס אמון?

יעדים העובד קובע את היעדים, בדיאלוג עם פונקציות אחרות שתלויות בעבודה שלו

בניהול מבוסס אמון, העובדים הם המנהלים של עצמם. לכל עובד יש תפקיד ותחומי אחריות ברורים ומוגדרים וכולנו עובדים יחד למען הגשמת הייעוד של הארגון. כפועל יוצא של החשיבה הזו בניהול מבוסס אמון העובדים קובעים את היעדים של עצמם מתוך מניעים פנימיים (הרצון להצליח) בדיאלוג עם עמיתים אחרים בארגון שמשפיעים על או מושפעים מהתפקיד שאותו עובד מבצע.

אם אני עובדת בארגון שכזה, הצבת היעדים שלי תראה בערך כך -

ראשית, אני אחשוב - "מה התפקיד שאני מבצעת בארגון יכול לעשות בשנה הקרובה למען הצלחת הארגון?". ז"א, אילו פעולות קונקרטיות אני יכולה לבצע או אילו הישגים קונקרטיים אני יכולה להשיג במסגרת התפקיד שלי, כך שהם יקדמו את הארגון בצורה משמעותית. את הפעולות וההישגים אני ארשום ואגש לדבר עם עמיתים שלי, שמושפעים מהתפקיד שלי או משפיעים עליו. ואז, בשיח פתוח נדבר על היעדים שאני מבקשת להציב, למה אני חושבת שדווקא הם ישרתו את התפקיד שלי בתוך הארגון ועל התלויות ההדדיות שקיימות בינינו.

המשוב שיתנו לי העמיתים שלי עוזר לי לקבל תמונה רחבה יותר של הארגון ולתאם ציפיות -אולי יעדים שהצבתי לעצמי משפיעים על מה שנדרש ממישהו אחר, אולי פונקציות אחרות בארגון רוצות להשיג משהו אחר השנה ועל כן – היעדים שלי גם משתנים.

מדידה אמפירית חשוב למדוד את ההתקדמות שלי או של הצוות שבו אני עובדת, על מנת להשתפר או לשנות כיוון

איך אדע אם אני מצליחה? אם אני מתקדמת ליעדים שהצבתי? והאם היעדים האלו תורמים באמת לארגון?

אני מחפשת דרך אמפירית למדוד את ההתקדמות שלי, ואני דואגת למדוד את עצמי באופן קבוע כך שאוכל להשתפר או לשנות כיוון אם אני צריכה.

משוב משוב פתוח, מכבד, ובזמן אמת

הרבה מאוד פעמים משוב יכול להתקבל כחוויה שלילית או מכווצת, כזו שמורידה מורל ולא מעלה אותו, וכזו שלא באמת אפשר ללמוד ממנה משהו. אז איך להגיע למשוב משמעותי?

לתת משוב על מקרים ספציפיים, לתאר עובדות

משוב משמעותי מתחיל בתיאור מקרה ספציפי. זה יכול להשמע כך:

• "אתמול, כשאחרת ברבע שעה לפגישה שקבענו, הייתי ממש מתוסכלת. זו הפגישה השלישית ברציפות שאתה מאחר אליה".
  

• "יש 3 תלונות פתוחות כרגע מלקוחות, שטוענים שאת לא חוזרת אליהם בזמן סביר"

זה שונה מאוד מאשר להגיד למישהו – "אתה תמיד מאחר" או "יש הרבה תלונות עלייך"

תיאור המקרה הספציפי מראה על בירור עובדות ומשדר הוגנות ויושרה, ועל כן מצמצם בד"כ התנגדויות לשמע המשוב. לא מדובר בהכללה לא הוגנת. כמו כן, משוב על מקרה ספציפי מאפשר לאנשים להתחבר למשהו ממשי, להעלות בעיני רוחם את המקרה ואת המצב שבו הם היו בזמן המקרה, ולאפשר למידה ממשית.

להניח לשיפוטים ולהערכות

רוב הזמן, כשאנחנו נותנים משוב לאנשים, אנחנו עושים את זה בצורה של הערכה, שיפוט או אבחון של מהו הבן אדם הזה בעינינו או אבחון של ההתנהגות שלו/ה בעינינו. זה נשמע ככה: "את פועלת רק למען ההצלחה של עצמך" "אתה תמיד רוצה את זה בדרך שלך" "לא אכפת לך מהזמן של אחרים" "אתה לא אמין"

גם אם השיפוטים שלנו הם מחמאות ("את נהדרת") לרוב אי אפשר ללמוד מהם הרבה על דברים קונקרטיים שאני עושה שתרמו לדובר או להבדיל אתגרו אותו. ולכן, הם לא משרתים את המטרה המקורית שלשמה אנחנו בכלל מקיימים משוב – שהיא טיוב העבודה המשותפת שלנו.

ולכן, כשאני נותנת משוב, חשוב לדבר על מה שחשוב לי שיקרה או על משהו שעשית שעזר לי מאוד, שהיה בעבורי משמעותי

זה יכול להישמע כך -

• "לפני שבוע כשדיברנו על הנושא הזה, והתחייבת לספק לי חומרים עד יום שלישי, אני סמכתי על זה והתחייבתי בעצמי לסיים את המשימה הזו עד סוף השבוע הזה. עכשיו שכזה לא קורה אני לא עומדת בהתחייבויות שלי לאחרים וזה משהו שמאוד חשוב לי."

או -

• "אני מאוד מעריכה את זה שלמרות שזה לא היה בתכנון שלך לסיים את המשימה הזו השבוע, ראית כמה זה חשוב בעבורי ועשית מאמץ. זה אפשר לי לעמוד בהתחייבויות שלי ללקוחות".
  

לבקש בקשות קונקרטיות

בקשות קונקרטיות עוזרות להבין איך מצב מסוים יכול להשתפר במקרים הבאים. הן עוזרות לנו לנוע קדימה. למשל -

• "אני מבקשת שאם אתה רואה שאתה לא מספיק את המשימות שלך – שתעדכן אותנו? כך נוכל לראות איפה אנחנו ביחס ליעדים"

או

• "אני מבקש שלא תתפרצי לדבריי באמצע, זה קוטע לי את חוט המחשבה. אשמח להקשיב לך כשאסיים"

צריך לזכור שלא תמיד אנשים יכולים להיענות לבקשות שלנו. זה גם חלק ממה שקורה, ואפשר לנסות לדייק את הכיוון.

להקשיב ולתת מקום למה שעולה אצל מקבל המשוב

כשאנשים שומעים משוב, על פי רוב הם רוצים להתייחס אליו. הם רוצים להשמיע את הקול שלהם. רצוי לשאול את מקבל המשוב איך הוא רואה את הדברים, איפה זה פוגש אותך... ולגשת להקשבה מתוך מקום פתוח וסקרן. הקשבה פתוחה וסקרנית תשדר למקבל המשוב שאנחנו רואים אותו, שעמדתו גם חשובה לנו, וזה ישרת את מערכת היחסים בטווח הרחוק.

וגם, בהרבה מקרים, בעקבות ההקשבה הסקרנית והפתוחה מה שחשבנו על האדם או המקרה יוכל אפילו להשתנות.

לתת משוב בזמן אמת

אז אמנם הבלוג הזה נפתח בהקשר של שיחות הערכה שנתיות, ובכל זאת יש מקום להדגיש את החשיבות של משוב בזמן אמת.

כשאני נותנת משוב על מקרה שקרה ממש בזמן האחרון – יותר קל ללמוד ממנו. הנושא טרי בראש (ובלב) ואפשר להתחבר אל הפרטים ולייצר למידה אפקטיבית, שיכולה להוביל לשינוי כבר עכשיו.

אידיאלית, משוב מהסוג הפתוח והמכבד הוא משהו שנעשה אותו ביחד ביומיום ולא נחכה איתו פרקי זמן ארוכים.

מבוסס אמון - לקחת מפה את מה שמתאים

אז נכון, רוב החברות היום עוד לא עובדות כארגון מבוסס אמון. ויחד עם זאת, אפשר לאמץ מתוך נקודת המבט הזו אלמנטים שמתאימים גם בארגונים היררכיים רגילים:

- את תהליך קביעת היעדים אפשר לנהל כך בתוך הארגון – גם אם אח"כ שכבת ההנהלה היא זו שתאשר אותו.

- אל תהליך המשוב אפשר לגשת מנקודת מבט של מסוגלות ושיפור מתמיד, כפי שהיא מתוארת כאן, ופחות בדרך של הערכה או אבחון רגילים.

בהצלחה :)